Vom Anruf zum gebuchten Termin
Ein Kunde ruft an, nennt sein Anliegen und bekommt direkt einen Terminvorschlag. Du erhältst die Buchung als WhatsApp und bestätigst mit einem Tipp. Kein Hin-und-Her-Telefonieren, kein vergessener Rückruf – der Termin steht, bevor du von der Baustelle kommst.
Warum Terminvereinbarung per Telefon so mühsam ist
Ohne Terminbuchung
- •Kunde ruft an, du bist auf der Baustelle – verpasster Anruf
- •Du rufst abends zurück, Kunde geht nicht ran
- •Drei Tage Hin-und-Her bis ein Termin steht
- •Manchmal springt der Kunde ab, weil es zu lange dauert
Mit Terminbuchung
- Anruf wird sofort angenommen, Anliegen erfasst
- Terminvorschlag wird dem Kunden direkt genannt
- Du bekommst die Buchung per WhatsApp und bestätigst
- Termin steht – oft noch am selben Tag
Vom Anruf zum gebuchten Termin
So sieht ein Terminvorschlag aus
📅 Terminvorschlag 👤 Familie Richter 📱 0176 33921847 🏠 Köln-Nippes, Neusser Str. 142 💬 Thermostatventile im Wohnzimmer defekt (3 Stück), Heizung wird nicht warm 📆 Vorgeschlagener Termin: Donnerstag, 14.03. um 10:00 Uhr ⏱️ Geschätzte Dauer: 1 Stunde → Bitte bestätigen oder Alternativtermin nennen
Du siehst sofort was ansteht, wann und wie lange – ein Tipp zur Bestätigung reicht
So funktioniert die Terminbuchung
Anruf wird angenommen
Der Anrufservice nimmt den Anruf an, meldet sich mit deinem Firmennamen und fragt, worum es geht.
Anliegen und Kontaktdaten werden erfasst
Name, Telefonnummer, Adresse und das genaue Problem werden aufgenommen. Bei technischen Anliegen wird nachgefragt.
Terminvorschlag wird genannt
Basierend auf deinem Kalender wird dem Kunden ein freier Termin vorgeschlagen. Der Kunde bestätigt oder nennt eine Alternative.
Du erhältst den Vorschlag per WhatsApp
Innerhalb von Sekunden bekommst du eine WhatsApp mit allen Infos und dem vorgeschlagenen Termin. Du bestätigst oder schlägst einen anderen Termin vor.
Tipp: Du hinterlegst deine verfügbaren Zeitfenster einmal pro Woche. Der Anrufservice schlägt dann nur Termine in diesen Zeitfenstern vor.
Was du für die Terminbuchung brauchst
Die Einrichtung ist schnell erledigt:
- Verfügbare Zeitfenster pro Woche festgelegt
- Rufweiterleitung auf dem Geschäftshandy eingerichtet
- WhatsApp für Terminvorschläge aktiviert
- Übliche Auftragsarten und geschätzte Dauer hinterlegt
- Testanruf mit Terminbuchung durchgeführt
Checkliste als PDF
5 Punkte zum Ausdrucken und Abhaken
Wann Terminbuchung per Telefon passt
- Kunden müssen oft mehrmals anrufen, bis ein Termin steht
- Du verlierst Aufträge, weil du nicht rechtzeitig zurückrufst
- Du möchtest deinen Kalender gefüllt haben, ohne selbst zu telefonieren
- Deine Kunden sind es gewohnt, per Telefon Termine zu machen
- Du hast wiederkehrende Auftragsarten mit planbarer Dauer
Wann Rezeptiona NICHT das Richtige ist
- Jeder Auftrag braucht Vor-Ort-Besichtigung: Wenn du grundsätzlich keinen Termin vergeben kannst, ohne vorher die Situation gesehen zu haben
- Sehr unterschiedliche Auftragsdauer: Wenn deine Aufträge zwischen 30 Minuten und 3 Tagen dauern und keine Planung möglich ist
- Online-Buchung reicht aus: Wenn deine Kunden bereits problemlos online buchen und du keine Telefonanrufe dafür brauchst
- Weniger als 5 Terminanfragen pro Woche: Wenn du so wenige Terminanfragen bekommst, dass du sie problemlos selbst abwickelst
Häufige Fragen
- Woher kennt der Anrufservice meine freien Termine?
- Du hinterlegst deine verfügbaren Zeitfenster vorab. Zum Beispiel: Montag bis Freitag, 8-16 Uhr, je Stunde ein Termin. Der Anrufservice schlägt nur Termine in diesen Fenstern vor.
- Was passiert, wenn der vorgeschlagene Termin nicht passt?
- Du bekommst den Terminvorschlag per WhatsApp und kannst einen anderen Termin vorschlagen. Der Anrufservice ruft den Kunden dann mit dem neuen Termin zurück.
- Wird der Termin direkt in meinen Kalender eingetragen?
- Der Terminvorschlag kommt per WhatsApp. Du bestätigst ihn und trägst ihn in deinen Kalender ein. So behältst du die volle Kontrolle über deine Planung.
- Kann der Anrufservice einschätzen, wie lange ein Auftrag dauert?
- Du hinterlegst die geschätzte Dauer für typische Auftragsarten. Thermostatventil tauschen = 1 Stunde, Badsanierung-Beratung = 30 Minuten. Der Anrufservice nutzt diese Infos für den Terminvorschlag.
- Was ist mit Notfällen – bekommen die auch einen Termin?
- Nein. Echte Notfälle wie Wasserrohrbruch werden sofort als dringend markiert und dir gemeldet – ohne Terminvorschlag. Die Terminbuchung ist für planbare Arbeiten gedacht.
Termine ohne Telefon-Ping-Pong?
Wenn du wissen möchtest, wie die Terminbuchung für deinen Betrieb funktionieren würde, sprich mit uns.