24/7 Anrufannahme für Handwerksbetriebe
Jeder Anruf wird angenommen – egal ob nachts um 2, am Sonntagmorgen oder an Heiligabend. Du verpasst keinen einzigen Anruf mehr, weil dein Telefon rund um die Uhr professionell besetzt ist. Und das Beste: Du bekommst jede Anfrage als WhatsApp-Zusammenfassung und entscheidest selbst, wann du zurückrufst.
Was passiert, wenn niemand abnimmt
Ohne 24/7-Anrufannahme
- •Samstagsmorgen: Kunde ruft an, niemand geht ran – er ruft den nächsten Betrieb an
- •Sonntagabend: Heizung defekt, Anrufer landet auf der Mailbox und spricht nicht drauf
- •Feiertag: Wasserschaden, du merkst es erst am nächsten Werktag
- •Nachts: Notfall-Anruf geht verloren, Kunde ruft den Bereitschaftsdienst der Konkurrenz
Mit 24/7-Anrufannahme
- Jeder Anruf wird freundlich und professionell entgegengenommen
- Anliegen wird aufgenommen und per WhatsApp zusammengefasst
- Dringende Fälle werden sofort als Notfall markiert
- Du rufst zurück, wenn du Zeit hast – der Kunde wurde bereits versorgt
Ein typischer Tag mit 24/7 Anrufannahme
Frühmorgens: Heizung ausgefallen
Herr Kramer ruft an – seine Heizung springt nicht an, die Wohnung ist kalt. Der Anruf wird angenommen, die Situation erfasst und du bekommst eine WhatsApp.
Notfall erkanntDu startest in den Tag
Beim Kaffee siehst du die WhatsApp: Heizungsausfall bei Herrn Kramer. Du rufst ihn auf dem Weg zur Baustelle zurück.
Auf der Baustelle
Du stehst unter der Decke und verlegst Rohre. Zwei Anrufe kommen rein – beide werden angenommen. Frau Beck will einen Termin für einen neuen Wasserhahn, Herr Yilmaz fragt nach einer Wartung.
Mittagspause
Du schaust auf dein Handy: Zwei WhatsApp-Zusammenfassungen mit allen Infos. Keine Rückfragen nötig.
2 neue AnfragenFeierabend
Du schaltest ab. Anrufe laufen weiter über den Anrufservice. Keine verpassten Anfragen, kein schlechtes Gewissen.
Abends: Rohrbruch bei Familie Schmitz
Frau Schmitz ruft an – Wasser im Keller. Der Anruf wird angenommen, Notfall erkannt, du bekommst sofort eine WhatsApp mit allen Details.
NotfallRoutine-Anfrage
Ein Anrufer fragt nach einem Kostenvoranschlag für eine Badsanierung. Kein Notfall – die Zusammenfassung wartet bis morgen früh.
So sieht eine WhatsApp aus
🚨 DRINGEND - Heizungsausfall 👤 Herr Kramer 📱 0172 55678901 🏠 Düsseldorf-Bilk, Aachener Str. 12 ⚠️ Heizung springt seit gestern Abend nicht an 🌡️ Wohnung kalt, kleines Kind im Haushalt 🔌 Thermostat zeigt Fehler E3 ⏰ Anruf: 06:31 Uhr 📊 Priorität: DRINGEND → Bitte zeitnah zurückrufen
Beispiel: Frühmorgens eingehender Notfall-Anruf mit allen relevanten Details
So funktioniert die 24/7 Anrufannahme
Weiterleitung einrichten
Du richtest einmalig eine Rufweiterleitung auf deinem Geschäftshandy ein. Dauert 2 Minuten.
Anruf wird angenommen
Sobald du nicht rangehst, nimmt der Anrufservice ab und meldet sich mit deinem Firmennamen.
Anliegen wird erfasst
Der Anrufer wird freundlich nach Name, Nummer, Adresse und Anliegen gefragt. Bei Stichworten wie Wasserrohrbruch oder Heizungsausfall wird gezielt nachgefragt.
WhatsApp-Zusammenfassung
Du bekommst innerhalb von Sekunden eine WhatsApp mit allen Infos. Bei Notfällen sofort, bei normalen Anfragen gesammelt.
Tipp: Du kannst festlegen, wann Notfälle dich sofort erreichen und wann normale Anfragen bis zum nächsten Morgen warten.
Was du für 24/7-Erreichbarkeit brauchst
Mehr ist nicht nötig:
- Geschäftshandy mit Rufweiterleitung (jedes Handy kann das)
- WhatsApp auf dem Smartphone installiert
- GSM-Code für Weiterleitung eintippen (dauert 30 Sekunden)
- Notfall-Kriterien festlegen (was ist dringend, was kann warten)
- Testanruf machen – fertig
Checkliste als PDF
5 Punkte zum Ausdrucken und Abhaken
Wann 24/7-Anrufannahme passt
- Du verpasst regelmäßig Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten
- Kunden rufen abends, am Wochenende oder an Feiertagen an
- Du bietest Notdienst an und willst nachts nicht jedes Mal geweckt werden
- Du hast keine Bürokraft, die durchgehend das Telefon besetzt
- Du willst professionell wirken – auch wenn du gerade auf der Baustelle bist
Wann Rezeptiona NICHT das Richtige ist
- Büro ist durchgehend besetzt: Wenn du bereits Mitarbeiter hast, die das Telefon von morgens bis abends besetzen
- Kaum Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten: Wenn du weniger als 2-3 Anrufe pro Monat außerhalb der normalen Arbeitszeiten bekommst
- Kein WhatsApp: Wenn du kein WhatsApp nutzt und auch nicht nutzen möchtest
- Nur persönliche Beratung: Wenn jeder Anrufer sofort eine persönliche Fachberatung am Telefon braucht und kein Rückruf reicht
Häufige Fragen
- Wird mein Firmenname verwendet?
- Ja. Der Anrufservice meldet sich mit deinem Firmennamen, zum Beispiel: 'Heizung Müller, guten Tag, wie kann ich Ihnen helfen?' Anrufer merken keinen Unterschied.
- Was passiert an Feiertagen und Brückentagen?
- Genau dasselbe wie an jedem anderen Tag. Der Service ist 365 Tage im Jahr aktiv – ohne Aufpreis für Feiertage, Wochenenden oder Brückentage.
- Kann ich die Weiterleitung zeitweise deaktivieren?
- Ja. Du kannst die Weiterleitung jederzeit mit einem einfachen GSM-Code an- und ausschalten. Zum Beispiel nur abends aktivieren oder nur am Wochenende.
- Wie viele Anrufe können gleichzeitig angenommen werden?
- Es gibt keine Warteschleife. Auch wenn mehrere Kunden gleichzeitig anrufen, wird jeder Anruf sofort angenommen. Niemand muss warten.
- Was passiert bei einem Stromausfall oder technischer Störung?
- Der Anrufservice läuft unabhängig von deinem Strom oder Internet. Solange dein Mobilfunktarif eine Weiterleitung unterstützt, funktioniert alles – auch bei Störungen bei dir vor Ort.
Rund um die Uhr erreichbar sein?
Wenn du wissen möchtest, wie andere Handwerksbetriebe ihre Erreichbarkeit lösen, sprich mit uns.