Für SHK-Betriebe
Digitale Rezeption für SHK-Betriebe
Egal ob Rohrbruch, Heizungsausfall oder Klimaanlage defekt – Rezeptiona erkennt das Gewerk und leitet alles sortiert weiter. Dein SHK-Betrieb ist ab sofort für jeden Kunden erreichbar, auch wenn alle Monteure gleichzeitig beim Kunden sind.
Die besondere Herausforderung im SHK-Betrieb
Als SHK-Betrieb deckst du drei Gewerke ab. Das bedeutet dreimal so viele verschiedene Anfragen – und dreimal so viele verpasste Anrufe:
- •Rohrbruch-Notruf geht unter, weil dein Geselle gerade eine Heizung wartet
- •Klimaanlagen-Anfrage im Sommer – du bist bei einem Sanitär-Notdienst
- •Heizungsausfall im Winter – Telefon klingelt 30x am Tag, du schaffst 10
- •Keiner weiß, welcher Monteur für welches Gewerk gerade verfügbar ist
- •Büro besetzt, aber die Mitarbeiterin kann Sanitär nicht von Heizung unterscheiden
Je mehr Gewerke, desto mehr Anrufe – und desto mehr geht ohne System verloren.
Vorher vs. Nachher: Typische Situationen im SHK-Betrieb
| Situation | Ohne Rezeptiona | Mit Rezeptiona |
|---|---|---|
| Rohrbruch morgens, Heizungsausfall mittags | Beide Anfragen auf dem gleichen Zettel, Priorität unklar | Getrennt erfasst: Sanitär-Notfall rot markiert, Heizung als dringend |
| Neukunde fragt: Macht ihr auch Klima? | Auf Mailbox gesprochen, keiner hört sie ab | Gewerk erkannt, Anfrage mit allen Details weitergeleitet |
| Hausverwaltung meldet 3 Probleme gleichzeitig | Telefon klingelt, du schreibst hektisch mit – vergisst die Hälfte | Jedes Problem einzeln dokumentiert mit Adresse und Gewerk |
| Stammkunde will Wartung für Heizung UND Klimaanlage | Nur Heizungswartung notiert, Klimaanlage vergessen | Beide Anliegen erfasst und klar getrennt per WhatsApp |
| Samstag: Notruf Wasserrohrbruch und Heizung aus | Du musst priorisieren ohne zu wissen, was dringender ist | Beide Notfälle mit Dringlichkeit und Details – du entscheidest informiert |
So sieht deine WhatsApp aus
Rezeptiona09:15
📞 Neue Anfrage 👤 Firma Gebäudeservice Hoffmann 📱 0211 3456789 🏠 Düsseldorf-Flingern, Ackerstr. 22 💬 Mehrfamilienhaus, 8 Parteien: 1) Wohnung 3. OG: Wasserhahn tropft seit 2 Tagen 2) Heizung im Keller zeigt Störung, alle Wohnungen kalt 🔧 Gewerk: Sanitär + Heizung ⏰ Anruf: 09:11 Uhr 🟡 Priorität: Hoch (Heizungsausfall betrifft ganzes Haus)
Ein Anruf, zwei Gewerke – du siehst sofort, welcher Monteur zu welchem Problem muss
Einrichtung in 3 Minuten
1
Rufweiterleitung aktivieren
Kurzen Code ins Geschäftshandy oder Festnetz eintippen. Einmalig.
2
Anruf wird angenommen
Rezeptiona meldet sich mit deinem Firmennamen und fragt, worum es geht.
3
Gewerk wird erkannt
Sanitär, Heizung oder Klima? Rezeptiona ordnet die Anfrage dem richtigen Bereich zu.
4
WhatsApp mit Gewerk-Zuordnung
Du bekommst alle Infos sortiert: Was ist das Problem, welches Gewerk, wie dringend.
Was du als SHK-Betrieb brauchst
Kein großer Aufwand:
- Geschäftstelefon mit Rufweiterleitung (Handy oder Festnetz)
- WhatsApp auf dem Smartphone
- Einmalig Weiterleitung einrichten
- Testanruf pro Gewerk machen
- Fertig – ab sofort werden alle SHK-Anfragen sortiert erfasst
Checkliste als PDF
5 Punkte zum Ausdrucken und Abhaken
Wann Rezeptiona für SHK-Betriebe passt
- Du deckst mehrere Gewerke ab und brauchst eine saubere Zuordnung
- Deine Monteure sind den ganzen Tag unterwegs und nicht erreichbar
- Du bekommst Anfragen für Sanitär, Heizung und Klima durcheinander
- Hausverwaltungen und Gewerbebetriebe erwarten schnelle Reaktionszeiten
- Du willst deinen Monteuren die richtigen Anfragen zuordnen können
Wann Rezeptiona NICHT das Richtige ist
- Nur ein Gewerk: Wenn du ausschließlich Sanitär, nur Heizung oder nur Klima machst – dann nutze die gewerk-spezifische Seite
- Büro mit geschulter Mitarbeiterin: Wenn du bereits eine Mitarbeiterin hast, die alle drei Gewerke kennt und zuordnen kann
- Weniger als 10 Anrufe pro Woche: Wenn insgesamt so wenige Anrufe kommen, dass du sie selbst problemlos schaffst
- Kein mobiles Team: Wenn alle Mitarbeiter in der Werkstatt arbeiten und jederzeit ans Telefon gehen können
Häufige Fragen
- Wie erkennt Rezeptiona, ob es um Sanitär, Heizung oder Klima geht?
- Rezeptiona fragt den Anrufer, worum es geht. Anhand der Beschreibung wird das Gewerk zugeordnet: 'Rohrbruch' = Sanitär, 'Heizung kalt' = Heizung, 'Klimaanlage defekt' = Klima. Bei unklaren Fällen wird nachgefragt.
- Können verschiedene Monteure unterschiedliche WhatsApp-Nachrichten bekommen?
- Aktuell gehen alle Nachrichten an eine WhatsApp-Nummer. Du kannst die Nachrichten dann intern an den zuständigen Monteur weiterleiten. Eine direkte Zuordnung pro Gewerk ist in Planung.
- Was passiert, wenn ein Anruf mehrere Gewerke betrifft?
- Beide Gewerke werden in der WhatsApp genannt. Du siehst sofort: 'Sanitär + Heizung' – und kannst den passenden Monteur schicken oder zwei Termine planen.
- Kann Rezeptiona auch unsere Notdienst-Nummer übernehmen?
- Ja. Du kannst die Weiterleitung für deine Hauptnummer oder deine separate Notdienstnummer einrichten. Beides funktioniert.
- Wie viele Anrufe kann Rezeptiona gleichzeitig annehmen?
- Es gibt keine Obergrenze. Auch wenn 15 Kunden gleichzeitig anrufen, wird jeder einzelne professionell angenommen und dokumentiert.
Alle SHK-Anfragen sauber erfasst?
Hör dir an, wie ein typischer Anruf bei einem SHK-Betrieb mit Rezeptiona klingt – oder sprich direkt mit uns.
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