KI Telefonassistent für SHK-Betriebe
Ein KI Telefonassistent nimmt Anrufe an, wenn Sie nicht können – auf der Baustelle, im Kundengespräch oder nach Feierabend. Bei Rezeptiona heißt das: Anruf rein → Anliegen erfasst → WhatsApp raus. Sie rufen zurück, wenn Sie Zeit haben.
Das kennen Sie
- •Handy klingelt, während Sie unter der Heizung liegen – Sie können nicht rangehen
- •Anrufer landet auf der Mailbox – und hinterlässt keine Nachricht
- •Sie sehen 3 verpasste Anrufe, wissen aber nicht, worum es ging oder wie dringend es ist
- •Potenzielle Kunden rufen beim nächsten Betrieb an, der abnimmt
Mailbox vs. Anrufbeantworter vs. Callcenter vs. Rezeptiona
| Funktion | Mailbox | AB | Callcenter | Rezeptiona |
|---|---|---|---|---|
| Anrufer spricht mit jemandem | ||||
| Verfügbar 24/7 | ||||
| Anliegen wird erfasst | ||||
| Dringlichkeit wird erkannt | ||||
| WhatsApp-Zusammenfassung | ||||
| Sofortige Benachrichtigung | ||||
| Monatlich kündbar |
AB = Anrufbeantworter. Callcenter oft mit Mindestlaufzeiten und eingeschränkten Zeiten.
So sieht die WhatsApp-Zusammenfassung aus
📞 Neue Anfrage 👤 Herr Weber 📱 0172 34567890 🏠 Düsseldorf-Bilk 💬 Heizung springt nicht an, seit heute Morgen kalt in der Wohnung ⏰ Anruf: 14:18 Uhr 📊 Priorität: Hoch
Beispiel einer WhatsApp-Zusammenfassung – Sie sehen sofort, wer angerufen hat und worum es geht
So funktioniert es
Rufweiterleitung einrichten
Richten Sie eine Rufweiterleitung auf Ihrem Geschäftshandy ein (einmalig, dauert 2 Minuten).
Anruf wird angenommen
Wenn Sie nicht rangehen, nimmt Rezeptiona den Anruf an und meldet sich mit Ihrem Firmennamen.
Anliegen wird erfasst
Der Anrufer wird gefragt: Was ist los? Wie dringend? Kontaktdaten werden aufgenommen.
WhatsApp-Zusammenfassung
Sie erhalten innerhalb von Sekunden eine WhatsApp mit allen Infos und rufen zurück, wenn Sie Zeit haben.
Weiterleitung in 30 Sekunden einrichten
Weiterleitung aktivieren
*61*ZIELNUMMER#Die genaue Zielnummer erhalten Sie von uns. Das aktiviert die Weiterleitung wenn Sie nicht rangehen.
Was Sie brauchen
Mehr brauchen Sie nicht, um zu starten:
- Geschäftshandy-Nummer bereithalten
- WhatsApp auf dem Handy installiert
- Rufweiterleitung einrichten (Anleitung erhalten Sie von uns)
- Testanruf durchführen
- Fertig – Sie verpassen keine Anrufe mehr
Checkliste als PDF
5 Punkte zum Ausdrucken und Abhaken
Wann das passt
- Sie verpassen regelmäßig Anrufe auf der Baustelle oder beim Kunden
- Anrufer sprechen nicht auf die Mailbox oder hinterlassen unverständliche Nachrichten
- Sie möchten wissen, wer angerufen hat und worum es geht, bevor Sie zurückrufen
- Sie haben keine Bürokraft, die Anrufe entgegennimmt
Wann Rezeptiona NICHT das Richtige ist
- Sie gehen immer selbst ran: Wenn Sie jeden Anruf persönlich entgegennehmen und das auch so bleiben soll
- Weniger als 5 verpasste Anrufe pro Woche: Wenn Sie kaum Anrufe verpassen, lohnt sich die Einrichtung nicht
- Kunden müssen immer sofort durchkommen: Wenn jeder Anruf sofortige persönliche Beratung erfordert
- Keine Smartphone-Nutzung: Wenn Sie kein WhatsApp nutzen oder nutzen wollen
Häufige Fragen
- Klingt das wie ein Roboter?
- Nein. Die Stimme klingt natürlich und freundlich. Anrufer merken nicht, dass sie nicht direkt mit Ihnen sprechen. Es gibt keine mechanischen Pausen oder unnatürliche Betonungen.
- Versteht die Anrufannahme auch Dialekte?
- Ja, auch starke Dialekte werden verstanden. Die Spracherkennung ist auf deutsche Sprachvarianten trainiert – ob Bayerisch, Sächsisch oder Plattdeutsch.
- Was passiert bei komplexen Anfragen?
- Bei komplexen Anfragen werden die wichtigsten Infos erfasst: Wer ruft an, was ist das Problem, wie dringend ist es. Details klären Sie dann im Rückruf – mit allen Infos vorab per WhatsApp.
- Wie schnell ist die Einrichtung?
- Sie können innerhalb von 24 Stunden live sein. Die Einrichtung der Rufweiterleitung dauert 2 Minuten. Den Rest erledigen wir.
- Ersetzt das einen Mitarbeiter?
- Es ersetzt nicht einen Mitarbeiter, sondern die Mailbox. Statt dass Anrufer auf eine Mailbox sprechen (die niemand abhört), werden sie professionell angenommen und Sie bekommen alle Infos per WhatsApp.
Nie wieder verpasste Anrufe?
Wenn Sie Fragen haben oder wissen möchten, wie andere SHK-Betriebe das lösen, sprechen Sie mit uns.