Anrufe automatisch annehmen lassen
Anrufe automatisch annehmen, wenn du auf der Baustelle bist, beim Kunden im Keller stehst oder im Auto sitzt. So funktioniert es: Dein Telefon klingelt → Du gehst nicht ran → Rezeptiona nimmt an → Du bekommst eine WhatsApp mit allen Infos.
Das Problem
Als SHK-Betrieb bist du selten am Schreibtisch. Das Telefon klingelt genau dann, wenn du nicht rangehen kannst:
- •Unter der Heizung – Hände voll
- •Beim Kunden – unhöflich ans Telefon zu gehen
- •Im Auto – gefährlich und verboten
- •Nach Feierabend – du willst abschalten
Das Ergebnis: Verpasste Anrufe, verpasste Aufträge, Kunden rufen beim Mitbewerber an.
Der Ablauf
So sieht die WhatsApp aus
📞 Neue Anfrage 👤 Frau Schneider 📱 0151 23456789 🏠 Köln-Sülz, Berrenrather Str. 💬 Tropfender Wasserhahn im Bad, möchte Termin für diese Woche ⏰ Anruf: 10:42 Uhr 📊 Priorität: Normal
In Sekunden auf deinem Handy – du siehst sofort, wer angerufen hat und worum es geht
Einrichtung in 3 Minuten
Weiterleitung einrichten
Richte einmalig eine Rufweiterleitung auf deinem Geschäftshandy ein (2 Minuten).
Anruf kommt rein
Wenn du nicht rangehen kannst, wird der Anruf automatisch weitergeleitet.
Anruf wird angenommen
Rezeptiona nimmt den Anruf an, meldet sich mit deinem Firmennamen und fragt, worum es geht.
WhatsApp in Sekunden
Du erhältst eine WhatsApp mit allen Infos: Wer, Was, Wie dringend. Du rufst zurück, wenn du Zeit hast.
So richtest du die Weiterleitung ein
Weiterleitung aktivieren
*61*ZIELNUMMER#Leitet weiter, wenn du nicht rangehst
Weiterleitung deaktivieren
#61#Falls du die Weiterleitung ausschalten möchtest
Was du brauchst
Mehr brauchst du nicht:
- Geschäftshandy mit Rufweiterleitung (alle Handys können das)
- WhatsApp auf dem Smartphone installiert
- GSM-Code für Weiterleitung eintippen (dauert 30 Sekunden)
- Testanruf machen
- Fertig – ab jetzt wird jeder Anruf angenommen
Checkliste als PDF
5 Punkte zum Ausdrucken und Abhaken
Wann das passt
- Du bist viel unterwegs und kannst nicht immer ans Telefon gehen
- Anrufer sprechen nicht auf die Mailbox oder du hörst Nachrichten zu spät
- Du willst wissen, worum es geht, bevor du zurückrufst
- Du hast keine Bürokraft, die Anrufe entgegennimmt
Wann Rezeptiona NICHT das Richtige ist
- Bürokraft nimmt Anrufe an: Wenn du bereits eine Mitarbeiterin hast, die Anrufe entgegennimmt
- Kaum verpasste Anrufe: Wenn du weniger als 5 Anrufe pro Woche verpasst
- Kein Smartphone: Wenn du kein WhatsApp nutzt und auch nicht nutzen möchtest
- Nur Stammkunden: Wenn du keine Neukundenanfragen über Telefon bekommst
Häufige Fragen
- Was passiert mit meiner bestehenden Nummer?
- Deine Nummer bleibt. Du richtest lediglich eine Weiterleitung ein – ähnlich wie eine Rufweiterleitung zur Mailbox. Anrufer rufen weiterhin deine normale Geschäftsnummer an.
- Kann ich trotzdem selbst rangehen?
- Ja. Die Weiterleitung greift nur, wenn du nicht rangehst. Wenn du den Anruf annimmst, passiert nichts. Nur verpasste Anrufe werden weitergeleitet.
- Wie wird zwischen dringend und normal unterschieden?
- Der Anrufer wird gefragt, worum es geht und wie dringend es ist. Bei Stichworten wie „Wasserrohrbruch", „Heizung aus" oder „Notfall" wird die Anfrage als dringend markiert.
- Kostet die Weiterleitung extra?
- Die Rufweiterleitung selbst ist bei den meisten Mobilfunktarifen kostenlos. Du zahlst die normalen Gesprächskosten – bei Flatrates ist das meist inklusive.
- Was ist, wenn ich im Ausland bin?
- Die Weiterleitung funktioniert auch wenn du im Ausland bist. Die Kosten für weitergeleitete Anrufe können je nach Tarif variieren – prüfe das mit deinem Anbieter.
Nie wieder verpasste Anrufe?
Wenn du Fragen hast oder wissen möchtest, wie andere SHK-Betriebe das lösen, sprich mit uns.